CHÍNH SÁCH BẢO VỆ THÔNG TIN CÁ NHÂN

HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HÀ

Hợp tác xã Nông nghiệp Trường Hà (sau đây gọi là “HTX”) cam kết tôn trọng quyền riêng tư và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác khi truy cập, liên hệ và sử dụng các chức năng trên website https://htxtruongha.com.

Chính sách này quy định mục đích, phạm vi thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ thông tin cá nhân nhằm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 1. Mục đích thu thập thông tin cá nhân

HTX thu thập và xử lý thông tin cá nhân của khách hàng, đối tác nhằm các mục đích sau:

- Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu tư vấn, tìm hiểu sản phẩm, báo giá và đặt hàng.

- Liên hệ xác nhận thông tin sản phẩm, số lượng, khối lượng và các điều kiện giao dịch.

- Phối hợp thực hiện giao hàng, thanh toán và chăm sóc khách hàng.

- Tiếp nhận, giải quyết phản ánh, khiếu nại, yêu cầu đổi trả và hoàn tiền.

- Trao đổi thông tin về hoạt động hợp tác, cung ứng và phân phối sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, đối tác.

- Thực hiện các nghĩa vụ theo quy định pháp luật khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

HTX không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị hoặc mục đích khác ngoài phạm vi đã thông báo nếu chưa có căn cứ pháp lý phù hợp, bao gồm sự đồng ý của khách hàng khi pháp luật yêu cầu.

Điều 2. Phạm vi thu thập thông tin

Khi khách hàng gửi yêu cầu liên hệ, tư vấn hoặc đặt hàng thông qua website, HTX có thể thu thập các thông tin sau:

- Họ và tên khách hàng hoặc người đại diện liên hệ.

- Số điện thoại liên hệ.

- Địa chỉ email (nếu được cung cấp).

- Địa chỉ nhận hàng hoặc địa chỉ liên hệ.

- Tên tổ chức, doanh nghiệp, đại lý hoặc đơn vị đối tác (nếu có).

- Thông tin về sản phẩm quan tâm, số lượng, khối lượng dự kiến và yêu cầu đặt hàng.

- Nội dung phản ánh, khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ.

- Các thông tin khác do khách hàng chủ động cung cấp trong quá trình trao đổi.

Trong trường hợp website sử dụng cookies, công cụ phân tích truy cập hoặc các công nghệ tương tự, HTX có thể xử lý thêm thông tin kỹ thuật liên quan đến hoạt động truy cập trong phạm vi cần thiết và phù hợp với quy định pháp luật.

HTX chỉ thu thập những thông tin phù hợp với mục đích đã thông báo, không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã OTP hoặc thông tin bảo mật tài chính thông qua biểu mẫu trên website.

Điều 3. Phạm vi sử dụng thông tin

Thông tin cá nhân được HTX sử dụng trong phạm vi hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung ứng sản phẩm nông nghiệp, thủy sản, phục vụ các mục đích đã quy định tại Điều 1.

Những cá nhân được phân công phụ trách tư vấn, xác nhận đơn hàng, giao nhận, kế toán, chăm sóc khách hàng hoặc giải quyết khiếu nại chỉ được tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.

HTX không mua bán, trao đổi hoặc cung cấp thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái với quy định pháp luật.

Điều 4. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích đã thông báo hoặc theo thời hạn lưu trữ bắt buộc của pháp luật.

Đối với thông tin liên hệ, tư vấn chưa phát sinh giao dịch, HTX sẽ định kỳ rà soát và thực hiện xóa hoặc ẩn danh khi không còn cần thiết cho mục đích thu thập, trừ trường hợp có căn cứ pháp lý để tiếp tục lưu trữ.

Đối với dữ liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng, chứng từ kế toán, thanh toán hoặc giải quyết khiếu nại, thời gian lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan.

Khách hàng có quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật. HTX sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu, trừ trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu tiếp tục lưu trữ.

Điều 5. Những tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin

Trong phạm vi cần thiết và phù hợp với quy định pháp luật, thông tin cá nhân của khách hàng có thể được tiếp cận hoặc chia sẻ với:

1. Bộ phận phụ trách của HTX

Những cá nhân được phân công thực hiện công việc tư vấn, xác nhận đơn hàng, giao nhận, kế toán, chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại.

2. Đơn vị vận chuyển và giao nhận

Thông tin cần thiết như họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng và thông tin đơn hàng có thể được cung cấp cho đơn vị vận chuyển để thực hiện việc giao hàng.

3. Đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật

Đơn vị quản trị website, lưu trữ dữ liệu, cung cấp hạ tầng kỹ thuật hoặc hỗ trợ vận hành hệ thống có thể được tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ và phải áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp.

4. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

HTX có thể cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc trong các trường hợp pháp luật quy định.

Việc chia sẻ thông tin được thực hiện phù hợp với mục đích xử lý, căn cứ pháp lý và các yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 6. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin cá nhân

HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HÀ

- Người đại diện theo pháp luật: Bà Đàm Thị Thảo – Giám đốc HTX

- Mã số đăng ký kinh doanh: 4800933958

- Ngày đăng ký: 12/09/2023

- Địa chỉ: Xóm Bản Hoàng, xã Trường Hà, tỉnh Cao Bằng

- Hotline: 0975 872 569

- Email: hoptacxatruongha@gmail.com

- Website: https://htxtruongha.com

HTX chịu trách nhiệm đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân do mình quyết định mục đích và phương tiện xử lý.

Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp qua các thông tin trên để yêu cầu hỗ trợ liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 7. Quyền của khách hàng đối với thông tin cá nhân

Theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:

- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

- Đồng ý hoặc không đồng ý với hoạt động xử lý dữ liệu trong các trường hợp pháp luật yêu cầu sự đồng ý.

- Truy cập, xem xét và yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân.

- Rút lại sự đồng ý đối với hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý.

- Yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu trong các trường hợp luật định.

- Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân theo quy định.

- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường khi quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.

Việc thực hiện các quyền nêu trên tuân thủ điều kiện, trình tự và các trường hợp ngoại lệ theo quy định pháp luật hiện hành.

Điều 8. Phương thức tiếp nhận và xử lý yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân

Khách hàng có nhu cầu kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật, hạn chế xử lý hoặc yêu cầu xóa thông tin cá nhân có thể gửi yêu cầu đến:

Email: hoptacxatruongha@gmail.com

Hotline: 0975 872 569

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, HTX thực hiện quy trình sau:

Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu

Ghi nhận thông tin người yêu cầu và nội dung cần hỗ trợ.

Bước 2. Xác minh thông tin

Thực hiện xác minh danh tính hoặc quyền yêu cầu khi cần thiết nhằm tránh việc cung cấp, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu theo yêu cầu của người không có quyền.

Bước 3. Kiểm tra và xử lý

Kiểm tra dữ liệu liên quan, xác định phương án và thực hiện yêu cầu trong phạm vi pháp luật cho phép.

Bước 4. Phản hồi kết quả

Thông báo kết quả xử lý cho khách hàng theo thời hạn pháp luật quy định.

Trường hợp không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, HTX sẽ thông báo lý do phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 9. Cam kết bảo mật và an toàn thông tin

HTX cam kết áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, bao gồm:

- Giới hạn quyền truy cập thông tin đối với những người có nhiệm vụ liên quan.

- Quản lý tài khoản và mật khẩu truy cập hệ thống.

- Sử dụng kết nối bảo mật HTTPS cho website.

- Thực hiện các biện pháp sao lưu và bảo vệ dữ liệu phù hợp.

- Không công khai hoặc tiết lộ thông tin cá nhân khi chưa có căn cứ pháp lý phù hợp.

- Kiểm tra, khắc phục khi phát hiện nguy cơ mất an toàn thông tin.

Trong trường hợp xảy ra sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, HTX có trách nhiệm triển khai biện pháp khắc phục và thực hiện nghĩa vụ thông báo, báo cáo theo quy định pháp luật.

Điều 10. Sử dụng Cookies và công nghệ liên quan

Website có thể sử dụng cookies hoặc các công nghệ tương tự để duy trì hoạt động, ghi nhớ lựa chọn của người truy cập và hỗ trợ cải thiện trải nghiệm sử dụng.

Trường hợp sử dụng công cụ thống kê, phân tích truy cập hoặc công nghệ theo dõi khác có xử lý dữ liệu cá nhân, HTX sẽ thông báo và thực hiện việc xin sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

Khách hàng có thể điều chỉnh cài đặt cookies thông qua trình duyệt hoặc công cụ quản lý lựa chọn được website cung cấp (nếu có).

Điều 11. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại về thông tin cá nhân

Khi phát hiện thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích, tiết lộ trái phép hoặc có dấu hiệu xâm phạm quyền riêng tư, khách hàng có thể gửi phản ánh đến HTX qua hotline hoặc email chính thức.

HTX có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, xác minh và triển khai biện pháp xử lý phù hợp.

Trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, khách hàng có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.

Điều 12. Thay đổi và cập nhật chính sách

HTX có thể điều chỉnh, bổ sung chính sách này để phù hợp với hoạt động thực tế và quy định pháp luật.

Các nội dung thay đổi được công bố công khai trên website https://htxtruongha.com.

Trường hợp việc thay đổi dẫn đến mục đích xử lý dữ liệu mới hoặc cần có sự đồng ý bổ sung của khách hàng theo quy định pháp luật, HTX sẽ thực hiện thông báo và xin sự đồng ý phù hợp trước khi xử lý.

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày được công bố trên website chính thức của Hợp tác xã Nông nghiệp Trường Hà.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HÀ

Người đại diện theo pháp luật: Bà Đàm Thị Thảo – Giám đốc HTX

Mã số đăng ký kinh doanh: 4800933958

Ngày đăng ký: 12/09/2023

Địa chỉ: Xóm Bản Hoàng, xã Trường Hà, tỉnh Cao Bằng

Hotline: 0975 872 569

Email: hoptacxatruongha@gmail.com

Website: https://htxtruongha.com