QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XÁC NHẬN ĐẶT HÀNG
HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HÀ
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đối tác trong việc tìm hiểu, liên hệ và đặt mua sản phẩm, Hợp tác xã Nông nghiệp Trường Hà (sau đây gọi là “HTX”) công khai quy trình tiếp nhận và xác nhận đặt hàng như sau:
Điều 1. Phạm vi và hình thức tiếp nhận đặt hàng
Website https://htxtruongha.com được sử dụng nhằm giới thiệu thông tin về HTX, các sản phẩm nông nghiệp, thủy sản, hoạt động sản xuất và tiếp nhận yêu cầu liên hệ, đặt hàng từ khách hàng, đối tác.
Các sản phẩm được giới thiệu trên website bao gồm cá tầm Pác Bó, dưa chuột bao tử, dưa lưới Hami Titan và các sản phẩm khác do HTX cung cấp theo từng thời điểm.
Khách hàng có thể gửi yêu cầu đặt hàng thông qua các hình thức sau:
- Biểu mẫu trên website: Cung cấp thông tin liên hệ, sản phẩm quan tâm, số lượng dự kiến và các yêu cầu liên quan.
- Điện thoại/Hotline: Liên hệ trực tiếp với HTX qua số điện thoại được công bố trên website.
- Email: Gửi yêu cầu tư vấn, báo giá hoặc đặt hàng đến địa chỉ hoptacxatruongha@gmail.com.
- Các kênh liên hệ chính thức khác: Zalo hoặc hình thức liên hệ được HTX công bố và xác nhận.
Website không tích hợp chức năng thanh toán trực tuyến và không tự động xác nhận giao dịch mua bán.
Điều 2. Quy trình tiếp nhận và xác nhận đặt hàng
Bước 1. Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng
Khách hàng lựa chọn sản phẩm quan tâm và gửi yêu cầu đặt hàng thông qua website hoặc các kênh liên hệ chính thức của HTX.
Thông tin đặt hàng có thể bao gồm:
- Họ và tên khách hàng hoặc tên đơn vị đặt hàng.
- Số điện thoại, email liên hệ.
- Tên sản phẩm và quy cách mong muốn.
- Số lượng hoặc khối lượng dự kiến.
- Địa chỉ nhận hàng.
- Thời gian nhận hàng mong muốn và các yêu cầu khác (nếu có).
Bước 2. HTX tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, HTX tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng và khả năng cung ứng thực tế.
Đối với sản phẩm nông sản, thủy sản tươi sống, HTX kiểm tra thêm tình trạng hàng hóa, thời điểm thu hoạch hoặc xuất bán, điều kiện bảo quản và khả năng vận chuyển đến địa chỉ khách hàng yêu cầu.
Trường hợp thông tin chưa đầy đủ, HTX sẽ liên hệ để trao đổi và bổ sung.
Bước 3. Tư vấn, báo giá và thống nhất điều kiện giao dịch
HTX liên hệ trực tiếp với khách hàng qua điện thoại, email, Zalo hoặc hình thức phù hợp để trao đổi và thống nhất:
- Chủng loại, chất lượng và quy cách sản phẩm.
- Số lượng, khối lượng và khả năng cung ứng.
- Đơn giá và tổng giá trị đơn hàng.
- Chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan (nếu có).
- Phương thức và thời điểm thanh toán.
- Địa điểm, thời gian và phương thức giao nhận.
- Các yêu cầu về đóng gói, bảo quản, vận chuyển đối với hàng tươi sống.
Giá bán thực tế được xác nhận trước khi khách hàng quyết định đặt hàng, do giá nông sản và thủy sản có thể thay đổi theo mùa vụ, sản lượng, kích cỡ và điều kiện thị trường.
Bước 4. Xác nhận đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng chỉ được coi là đã xác nhận khi HTX và khách hàng thống nhất các nội dung cơ bản của giao dịch, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá bán, phương thức thanh toán và điều kiện giao nhận.
Việc xác nhận có thể thực hiện thông qua điện thoại, email, Zalo, văn bản hoặc hợp đồng mua bán theo thỏa thuận giữa hai bên.
Việc khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng trên website không đồng nghĩa với việc HTX đã chấp nhận đơn hàng hoặc giao dịch mua bán đã được xác lập.
Đối với đơn hàng số lượng lớn hoặc hợp đồng cung ứng định kỳ, HTX và khách hàng có thể ký kết hợp đồng riêng để xác định cụ thể quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.
Bước 5. Chuẩn bị và giao hàng
Sau khi xác nhận đơn hàng, HTX tổ chức chuẩn bị, kiểm tra chất lượng, đóng gói và giao sản phẩm theo nội dung đã thống nhất.
Đối với hàng nông sản, thủy sản tươi sống, phương thức giao nhận và điều kiện bảo quản được lựa chọn phù hợp với đặc tính sản phẩm nhằm hạn chế hư hỏng và đảm bảo chất lượng trong quá trình vận chuyển.
Khách hàng được khuyến nghị kiểm tra số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa khi nhận.
Bước 6. Thanh toán và hoàn tất giao dịch
Khách hàng thực hiện thanh toán theo phương thức và thời hạn đã thống nhất với HTX.
Việc thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc theo hợp đồng, tùy từng giao dịch.
Website không trực tiếp xử lý thanh toán trực tuyến.
Điều 3. Thay đổi hoặc hủy yêu cầu đặt hàng
Khách hàng có thể liên hệ HTX để đề nghị thay đổi hoặc hủy yêu cầu đặt hàng trước khi đơn hàng được xác nhận.
Đối với đơn hàng đã xác nhận, việc thay đổi hoặc hủy đơn được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận giữa hai bên và quy định pháp luật hiện hành.
Đối với các sản phẩm tươi sống đã được thu hoạch, sơ chế, đóng gói hoặc chuẩn bị riêng theo yêu cầu, việc thay đổi hoặc hủy đơn cần được trao đổi với HTX để xác định phương án xử lý phù hợp.
Các thỏa thuận về hủy đơn không làm hạn chế quyền hợp pháp của khách hàng trong trường hợp HTX giao hàng không đúng thỏa thuận hoặc sản phẩm không đảm bảo chất lượng.
Điều 4. Tiếp nhận và giải quyết phản ánh, khiếu nại
Trong trường hợp phát sinh vấn đề liên quan đến sản phẩm, số lượng, chất lượng, thanh toán hoặc quá trình giao nhận, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với HTX thông qua hotline, email hoặc các kênh liên hệ chính thức.
HTX có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và phối hợp với khách hàng để xác minh nguyên nhân, thống nhất phương án xử lý phù hợp với chính sách đã công bố, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật.
Đối với hàng hóa tươi sống, khách hàng được khuyến nghị kiểm tra ngay khi nhận và thông báo kịp thời nếu phát hiện vấn đề về chất lượng hoặc tình trạng sản phẩm.
Điều 5. Bảo vệ thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng cung cấp trong quá trình liên hệ và đặt hàng được HTX thu thập, sử dụng nhằm mục đích tư vấn, báo giá, xác nhận đơn hàng, giao nhận và chăm sóc khách hàng.
HTX có trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân theo Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân công bố trên website và quy định pháp luật hiện hành.
Điều 6. Thông tin liên hệ
HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HÀ
- Người đại diện theo pháp luật: Bà Đàm Thị Thảo – Giám đốc HTX
- Mã số đăng ký kinh doanh: 4800933958
- Ngày đăng ký: 12/09/2023
- Địa chỉ: Xóm Bản Hoàng, xã Trường Hà, tỉnh Cao Bằng
- Hotline: 0975 872 569
- Email: hoptacxatruongha@gmail.com
- Website: https://htxtruongha.com
Mọi yêu cầu đặt hàng, tư vấn và hợp tác kinh doanh được HTX tiếp nhận, xử lý thông qua các kênh liên hệ chính thức nêu trên.
Lưu ý: Website https://htxtruongha.com chỉ tiếp nhận thông tin liên hệ và yêu cầu đặt hàng. Các điều kiện mua bán cụ thể được HTX và khách hàng trao đổi, thống nhất và xác nhận trước khi thực hiện giao dịch.